Política de protección y tratamiento de datos personales para clientes y proveedores de TELEPHANT S.A.S.

Última actualización: 19 de octubre de 2026

La Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales para clientes y proveedores de TELEPHANT S.A.S, busca el desarrollo y protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a la habeas data en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias que hacen parte del marco general de la protección de los datos personales en Colombia. En esos términos, la presente política regula el tratamiento de los datos personales de clientes, contratistas, contratantes, trabajadores y proveedores de TELEPHANT S.A.S, persona jurídica identificada con N.I.T. No. 901486894- 1, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en MEDELLIN, (en adelante y para efectos del presente documento se denomina FLIPCAT)

FLIPCAT está comprometida con la protección de la privacidad y toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales o jurídicas determinadas, (en adelante y para efectos del presente documento se denomina los Datos Personales) a los cuales FLIPCAT tenga acceso en el desarrollo de actividades mercantiles. En esos términos, cualquier información a la que tenga acceso FLIPCAT de forma gratuita u onerosa, a través de cualquier transferencia o transmisión, se regulará por medio de las presentes disposiciones reglamentarias.

FLIPCAT podrá tener acceso a través de los diferentes canales de comunicación, físicos o digitales, en lo referente a su recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de educación (nivel de educación, instituciones, grado de estudio, fecha en las que realizó el proceso educativo), de preferencia de consumo, de visitas y de comportamiento e internet, información financiera, bursátil, de calificación de riesgo, así como referencias personales o comerciales de la persona natural o jurídica y otros datos relevantes para la operación mercantil o que pueda ser considerada como pública, privada, semiprivada o sensible.

FLIPCAT podrá obtener la información que se detalla en el presente documento por medios digitales o físicos, de forma directa por parte de los titulares o a través del uso de sus servicios pertenecientes a la sociedad, previa autorización expresa por parte del Cliente o el Proveedor. Cualquier interacción que tengan los Clientes o Proveedores de FLIPCAT en donde se solicite información privada, semiprivada o sensible, el titular expresa y otorga su consentimiento al uso de dichos datos conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Las finalidades para las cuales será recolectada la información se encuentran descritos por medio del aviso de privacidad y el presente documento relacionado con las políticas de protección y tratamiento de datos personales. El manejo, recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales recolectados se efectuará de conformidad con las disposiciones relativas a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, con la presente política de protección y tratamiento de datos personales, el aviso de privacidad y los manuales internos del tratamiento de datos personales que estarán desarrollados conforme el presente documento.

1. Definiciones

Las siguientes serán las definiciones cada vez que aparezca una de las siguientes palabras dentro del documento legal:

Aviso de Privacidad: Es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del Tratamiento, que tiene a su disposición el Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, por el cual se comunica a los Titulares la información la existencia de las políticas de tratamiento de información que aplica el Responsable, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información y de la empresa que inicie el proceso para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Solo se consideran datos personales los de una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular de la Información o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. FLIPCAT no solicitará a través de este portal o a través de cualquier otro medio ningún dato sensible a sus clientes.
Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenido, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, facetas y boletines oficiales.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el efecto, el Responsable del Tratamiento de la Información será FLIPCAT y la persona jurídica que inicie el proceso (clientes o proveedores).
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para el efecto, el Encargado del Tratamiento de la Información será FLIPCAT y la persona jurídica que inicie el proceso.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para el efecto, los Titulares de la Información serán los comercios que usan la Plataforma, sus colaboradores y los consumidores que compran o se comunican con esos comercios a través de la Plataforma.
Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Usuario: Cualquier persona natural o jurídica que acceda a los servicios y solicite los servicios prestados por parte de FLIPCAT.

2. Información sobre FLIPCAT

FLIPCAT, persona jurídica identificada con N.I.T. No. 901486894-1, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en MEDELLÍN, cuya razón social es TELEPHANT S.A.S. Esta sociedad puede realizar en Colombia y en el exterior cualquier actividad lícita relacionada con el desarrollo y la operación de software y plataformas tecnológicas de comercio electrónico, catálogos digitales e integración con canales de mensajería.

FLIPCAT podrá verificar, previa autorización del Titular, la identidad y la información comercial de los comercios que se registran en la Plataforma, por ejemplo su documento de identificación, su Registro Único Tributario, su certificado de existencia y representación legal y su presencia en listas restrictivas de lavado de activos y financiación del terrorismo. Esta verificación se limita a lo necesario para prestar los servicios de la Plataforma, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.

La información detallada en relación con cada uno de los servicios que son prestados por FLIPCAT se encuentra descrita en sus Términos y Condiciones, que se encuentran almacenados en la página web. Como resultado de la prestación de los servicios prestados, FLIPCAT implementará la presente Política de Privacidad y Protección de Datos, la cual busca garantizar la protección y el almacenamiento de las bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante de clientes o proveedores bajo estrictos parámetros de seguridad, transparencia y confidencialidad.

3. Aplicación

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos se refiere y se aplica con carácter general a los clientes o proveedores de FLIPCAT, así como también a socios comerciales, comercios afiliados, empleados, colaboradores, contratantes y cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados por la sociedad. La finalidad de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos es garantizar los derechos de los titulares, así como informar los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos sus derechos, realizar preguntas, quejas y reclamos. En general, la Política de Privacidad y Protección de Datos busca el desarrollo y protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a la habeas data en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias que hacen parte del marco general de la protección de los datos personales en Colombia.

La información recolectada también podrá tener la siguiente finalidad, aplicación u objetivos: i) para su almacenamiento en bases de datos de FLIPCAT; (ii) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; (iii) para procurar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo con FLIPCAT; (iv) Para procurar la protección y ejercicio de sus derechos así como los de FLIPCAT y/o sus contratistas en la medida que sea posible de acuerdo con el tratamiento realizado por FLIPCAT; (v) para cumplir a cabalidad con los servicios contratados; (vi) para adelantar actividades necesarias para gestionar las consultas y reclamos presentadas y direccionarlas al área responsable; (vii) para enviar información de ofertas comerciales de servicios de FLIPCAT, así como para desarrollar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación, comercialización, y/o demás propósitos comerciales de servicio que se presten o que se pudieran llegar a prestar u ofrecer, siempre y cuando no contravengan la legislación en Colombia; (viii) para el fortalecimiento de las relaciones comerciales mediante el envío de información relevante, toma de pedidos, atención a peticiones, quejas y reclamos, así como para realizar evaluaciones de calidad; (ix) para verificar saldos, proceder a facturar y cobrar servicios contratados; (x) para la verificación del cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales; (xi) para mejorar y promocionar el servicio prestado POR FLIPCAT; (xii) para la atención de requerimientos judiciales o administrativos, y para el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; (xiii) para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el servicio ofrecido a través de FLIPCAT; (xiv) para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xv) para enviar información sobre nuevos productos o servicios, noticias y demás información que FLIPCAT considere conveniente.

Esta Política se aplicará a todo el territorio de la República de Colombia por parte de FLIPCAT, sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la sociedad acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la sociedad es responsable. Así mismo, se aplicará a terceras personas naturales o jurídicas, con quienes la sociedad suscriba o celebre cualquier relación contractual, con el fin de que las personas conozcan sus obligaciones, finalidades y los esquemas de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de la sociedad.

4. Información que se recolecta

FLIPCAT, en desarrollo de sus actividades comerciales y en concreto, para la prestación de los servicios de la Plataforma que se encuentran descritos en sus Términos y Condiciones, les solicita a los comercios, y a los consumidores que compran o se comunican con ellos a través de la Plataforma, los datos personales necesarios para crear y operar las tiendas y catálogos, gestionar los pedidos y cobrar los servicios contratados.

Para el efecto, FLIPCAT podrá solicitar y tratar los siguientes datos de acuerdo con la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, sin que la siguiente sea una lista taxativa:

Nombre Completo.
Fecha y lugar de nacimiento.
Número de documento de identidad.
Copia de documento de identidad.
Número telefónico.
Correo electrónico.
Dirección de domicilio.
Información de pago y facturación necesaria para cobrar los servicios contratados.
Número de Identificación Tributaria.
Certificado de existencia y representación legal.
Registro Único Tributario.
Imágenes, fotografías y demás contenido que el comercio cargue a su tienda o catálogo.
Datos de los pedidos que los consumidores hacen a un comercio, como nombre, teléfono, dirección de entrega y productos solicitados.
Datos de las conversaciones de WhatsApp y de los asesores de los comercios que usan clats by flipcat, descritos en la sección 19.

FLIPCAT podrá solicitar, en general, cualquier información que sea necesaria para la realización de los servicios que han sido adquiridos. FLIPCAT no recolectará información que no sea necesaria para la prestación de sus servicios y será almacenada bajo estándares internacionales de seguridad informática. En todo caso, FLIPCAT también podrá recolectar y almacenar información que sea suministrada por terceras personas, siempre y cuando los titulares de esta información hayan aceptado de forma previa y expresa una Política de Protección y Tratamiento de Datos que cumpla con el lleno de los requisitos legales.

5. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo.

Los datos que proporcione podrán tener uno o más de los siguientes tratamientos:

Procesar, completar, actualizar, modificar, cancelar o imprimir los servicios que haya contratado a través de FLIPCAT por cualquier medio: electrónico, telefónico o de forma presencial.
Para dar cumplimiento en general a las obligaciones contraídas con los Clientes.
Para envío de notificaciones vía correo electrónico que sobre el servicio: Confirmación de los servicios contratados, modificaciones, cancelaciones, saldos e invitaciones para evaluar u opinar sobre los servicios contratados y el servicio recibido de parte de FLIPCAT, sus empleados o representantes.
Para recibir información técnica, operativa o comercial de FLIPCAT o de nuestros proveedores, información publicitaria o promocional sobre productos y/o servicios, o promociones con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas o promociones de carácter comercial o publicitario.
Para mantener y actualizar constantemente bases de datos que generan estadísticas que permiten mejorar los servicios que reciben nuestros clientes.
Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para conseguir los fines relacionados con la operación y prestación de servicios y productos que sean adquiridos con FLIPCAT.
La realización de cualquier actividad complementaria o auxiliar necesaria para la adecuada comercialización de los productos y servicios de la Plataforma.
Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
Proporcionarle y ofrecer una gama de productos y servicios que pueda ofrecerle FLIPCAT.
Enviarle promociones, publicidad y cupones de descuentos de nuestros servicios, así como de aquellos productos de las empresas con las que tenemos relación corporativa.

En ese orden de ideas, los datos personales tratados por FLIPCAT estarán sometidos únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

FLIPCAT tendrá acceso a la información recabada cuando se suscribe a nuestro programa de servicios a través de correo electrónico o de cualquier otra forma autorizada por la ley. También podrá tener acceso a la información recabada cuando sea transmitida o transferida. Los mensajes o avisos promocionales se envían únicamente a quien ha aceptado suscribirse y puede dar de baja su correo electrónico en cualquier momento de la manera en que se indica en el mismo mensaje. En nuestros correos electrónicos también pueden incluirse ofertas de terceras personas que sean nuestros socios comerciales.

6. Calidad y transparencia en el manejo de los datos personales

En FLIPCAT nos comprometemos a dar un tratamiento veraz, completo, comprobable, transparente, seguro y confidencial a toda la información que nos proporcione, quedando prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

7. Seguridad de la Información

En virtud de lo anterior, FLIPCAT ha implementado las medidas técnicas de seguridad, humanas y administrativas necesarias y a su alcance para permitir la confidencialidad y para prevenir la adulteración, pérdida, consulta y uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos que han sido recolectados y serán objeto de tratamiento de conformidad con la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.

8. Autorizaciones

FLIPCAT requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. Por ello, en su condición de Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

FLIPCAT obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento electrónico, físico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del Titular de la Información o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales tanto de las personas como de los clientes. En consecuencia, los clientes, usuarios y proveedores del servicio que ofrece FLIPCAT aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, cuando proporcionen sus datos personales a FLIPCAT de forma electrónica y en general a través de cualquier medio de comunicación, y no indiquen lo contrario expresamente y por escrito.

Los clientes aceptan conocer que están autorizando a FLIPCAT para que en calidad de responsable trate los datos personales de cada uno de los titulares, de acuerdo con las finalidades que se describen en el presente documento.

9. Derechos del Titular

FLIPCAT está comprometido con proteger la privacidad de los usuarios y garantizar sus derechos al habeas data para que el mismo pueda conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales que se administren. Por ello, informamos que los usuarios, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, cuenta con los siguientes derechos: (i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FLIPCAT; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada FLIPCAT en su condición de Responsable/encargado del Tratamiento; (iii) Ser informado por FLIPCAT, acerca de los usos o Tratamiento otorgado a los datos personales del titular, previa consulta por parte de éste; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FLIPCAT; (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y; (vi) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular todos los Legitimados presentando el documento respectivo.

10. Datos Sensibles

FLIPCAT no solicita Datos Sensibles para prestar sus servicios. Si de forma excepcional un Titular los suministra, por ejemplo en imágenes o audios que envía en una conversación con un comercio, FLIPCAT los tratará únicamente con su autorización previa y explícita y para la finalidad con la que fueron suministrados. Ningún Titular está obligado a suministrar Datos Sensibles ni a autorizar su Tratamiento.

Se procurará que estos datos sean tratados con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles se incluye dentro de la seguridad de la privacidad de estos, por lo tanto, solo el personal con autorización podrá acceder a dicha información.

FLIPCAT no realizará el tratamiento de datos personales en calidad de responsable o de encargado de menores de edad aunque verse con el consentimiento de mayores de edad a cargo.

11. Procedimientos

Con el fin de que el titular pueda acceder a su información personal y ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales que se administren, a continuación, le presentamos los procedimientos existentes y aplicables al tratamiento de su información personal:

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, FLIPCAT cuenta con mecanismos adecuados para que los titulares de la información ejerzan su derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El derecho de Consulta al que se hace referencia, así como los demás derechos cuyo procedimiento se explica a continuación, solo podrán ser ejercidos por el titular de la información o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse o Su representante, previa acreditación de la representación.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo lo deberá presentar el titular o su representante, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que para tal efecto propone el Responsable del Tratamiento de la Información. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene FLIPCAT una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Supresión

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FLIPCAT la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012; Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o; Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FLIPCAT. No obstante, la empresa podrá negar el ejercicio del mismo cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas o; Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Adicionalmente, y con independencia de las solicitudes del titular, FLIPCAT podrá eliminar de forma definitiva y sin aviso previo los datos del catálogo de un comerciante (productos, variantes, categorías, imágenes, banners, promociones y configuración del catálogo) cuando hayan transcurrido seis (6) meses continuos desde el vencimiento de su último plan de suscripción sin renovación, en los términos previstos en los Términos y Condiciones de la Plataforma. Los datos de identificación del titular y su historial de pagos y pedidos no se eliminan por esta causa y se conservan conforme al numeral 17 de esta Política.

13. Revocatoria de la Autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, FLIPCAT, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento.

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que FLIPCAT deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a FLIPCAT indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titulares y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.

14. Transferencias y Transmisión de datos

El Cliente y los Usuarios aceptan y entienden que algunos de los datos personales que proporciona al momento de ingresar a los servicios serán transferidos a nuestros proveedores, empresas afiliadas, asociadas o vinculadas, para procesar y completar los servicios contratados. Igualmente, FLIPCAT recibe datos personales desde sus vinculadas, asociadas o proveedores. Siempre la finalidad del tratamiento es igual, análoga o compatible que aquella para la cual se recabaron los datos personales inicialmente y para dar cumplimiento a nuestras obligaciones con los clientes en la prestación de los servicios de la Plataforma.

FLIPCAT se reserva el derecho de revelar información personal proporcionada vía telefónica o en línea en los siguientes casos:

Ante peticiones de autoridades estatales, donde sea necesaria o apropiada para investigar hechos ilícitos o fraudulentos.
Para establecer o defender los derechos de FLIPCAT ante fraudes, demandas legales o en cumplimiento de ley.
Para el cumplimiento de los requerimientos emitidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Como consecuencia de contratos de transmisión o transferencia de datos; para lo cual el Titular autoriza su transmisión o transferencia a terceras personas que se consideren como aliados comerciales, contratantes, contratistas o proveedores estratégicos.
Para verificar la información por medios digitales, electrónicos o físicos que ha sido suministrada por parte del Titular con terceras personas que tengan la capacidad de su respectiva verificación.
Como consecuencia de una solicitud efectuada por cualquier autoridad del Estado a nivel nacional, departamental, municipal o distrital.
Si FLIPCAT juzga necesario investigar o actuar ante reportes de fraudes o ilícitos en este sitio.

Procedimiento para el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

La Ley 1581 de 2012 establece los derechos que tiene derecho a ejercer en cualquier tiempo sobre sus datos personales el Titular de la Información, y son ellas: acceso a sus datos personales para conocer los detalles de tratamiento de los mismos; actualización de los mismos, rectificación en caso de ser inexactos, incorrectos o estén desactualizados y cancelación o supresión cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señaladas en la presente política de privacidad, estén siendo utilizados para finalidades no consentidas o haya finalizado la relación contractual o de servicio.

Adicionalmente, los Titulares de la Información tienen derecho a ser informados de cambios sustanciales que se efectúen en la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, como los son y sin limitarse a: cambios en la identificación del Responsable de la Información y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales de los Titulares. En consecuencia, los Titulares de la Información recibirán una nueva solicitud de autorización para el Tratamiento de la Información cuando los cambios que FLIPCAT realice a la presente Política de Privacidad modifiquen la finalidad del Tratamiento de la Información aquí estipulada.

Si necesita acceso a los datos personales que proporcionó o ejercer alguno de los derechos que la ley le da los Titulares o sus representantes, comuníquese a [email protected] e indique:

Nombre completo y teléfono o domicilio.
Copia de una identificación oficial con foto o que lo acredite como titular de los datos a los cuales desea tener acceso o como representante legal del titular.
Especificar qué desea que se haga con sus datos personales.
Otra documentación que pretenda hacer valer.

Sí para el análisis de la solicitud FLIPCAT requiere más información de parte del Titular, procederá a comunicar tal situación en los siguientes cinco (5) días, desde la recepción de la solicitud o reclamos del Titular. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

15. Responsabilidad

FLIPCAT no será responsable, civil, comercial, penal o bajo cualquier otra responsabilidad dentro del marco jurídico colombiano de acuerdo con los límites establecidos en la legislación aplicable.

En especial FLIPCAT no es responsable por la veracidad de los datos proporcionados por las fuentes y los usuarios.

Responsabilidad de los Clientes. Usted al ser cliente o proveedor de FLIPCAT acepta que es responsable ante cualquier autoridad sobre las bases de datos que se encuentren en su poder. Usted como cliente o proveedor de FLIPCAT dejará indemne a FLIPCAT de cualquier responsabilidad ante cualquier autoridad sobre las bases de datos en su poder.

Respecto de los datos de terceros, el Cliente se obliga y manifiesta bajo la gravedad de juramento que ha recabado la autorización para el tratamiento de los datos personales de sus clientes, empleados, prestadores de servicios o cualquier tercero cuyos datos cargue o gestione en la Plataforma, incluyendo la autorización para su transmisión a FLIPCAT y a los proveedores que esta utiliza para prestar el servicio.

16. Cambios y actualizaciones a esta política

FLIPCAT se reserva el derecho de modificar o cambiar esta política si es necesario o debido a cambios normativos. Los cambios entran en vigor en el momento que son publicados. Al usar este sitio y los servicios de FLIPCAT (por cualquier medio) acepta esta política de privacidad. Si tiene dudas sobre esta política contáctenos describiendo su caso ampliamente y trataremos de resolverlo.

17. Vigencia de la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales entra en vigor el día de su publicación.

La Información suministrada por ustedes será almacenada por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha de publicación de esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales. Lo anterior para atender la normatividad aplicable en temas administrativos, contables, fiscales y jurídicos del Responsable y Encargado del tratamiento de la Información.

Este plazo no aplica a las conversaciones de WhatsApp ni a los datos de los consumidores asociados a ellas, que FLIPCAT trata como Encargado por cuenta de cada comercio. Esos datos se conservan y eliminan según la sección 18.5 de esta Política. Tampoco impide que un Titular solicite la supresión de sus datos conforme a la sección 12. Lo mismo aplica a los datos de clats by flipcat, que se conservan y eliminan según la sección 19.5.

18. Integración con WhatsApp Business Platform de Meta

FLIPCAT permite que cada comercio conecte su propia cuenta de WhatsApp Business a la Plataforma para conversar con sus clientes, responder preguntas sobre sus productos y pedidos y enviar notificaciones. La conexión se hace mediante el registro insertado (Embedded Signup) de Meta Platforms, Inc. ("Meta"). En ese proceso el comercio inicia sesión con su cuenta de Facebook, crea o selecciona su cuenta de WhatsApp Business y autoriza a FLIPCAT a administrarla. La cuenta de WhatsApp Business, el número y las conversaciones pertenecen al comercio, no a FLIPCAT.

18.1 Datos que tratamos

Del comercio:

Los identificadores de su portafolio comercial de Meta, de su cuenta de WhatsApp Business y de su número de teléfono, además de su nombre visible y su perfil de empresa en WhatsApp.
El token de acceso que Meta entrega cuando el comercio autoriza la conexión. Se guarda de forma segura y se usa solo para prestar el servicio.
Las plantillas de mensajes que crea el comercio.
Los datos básicos de su perfil de Facebook necesarios para iniciar sesión (nombre e identificador). FLIPCAT no accede a publicaciones, amigos ni otra información personal de ese perfil.

De los consumidores que escriben a un comercio por WhatsApp:

Su número de teléfono y su nombre de perfil de WhatsApp.
El contenido de los mensajes que intercambian con el comercio: texto, imágenes, audios, documentos y ubicaciones.
La fecha, la hora y el estado de los mensajes (enviado, entregado, leído).
Los productos o pedidos relacionados con la conversación.

18.2 Para qué usamos estos datos

Enviar y recibir mensajes de WhatsApp en nombre del comercio y mostrarle sus conversaciones en el panel de FLIPCAT.
Responder automáticamente consultas sobre los productos, la disponibilidad, los precios y el estado de los pedidos de ese comercio, con la información de su propio catálogo. Estas respuestas pueden generarse con herramientas de automatización, incluida inteligencia artificial, y se limitan a los temas de la tienda.
Generar métricas para el comercio, como los mensajes y las ventas originadas en WhatsApp, incluidas las que sirven para calcular las comisiones de FLIPCAT.
Mantener la seguridad del servicio, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.

FLIPCAT no vende estos datos, no los usa para publicidad de terceros y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial. Tampoco comparte las conversaciones de un comercio con otros comercios.

18.3 Roles y terceros

Frente a los datos de sus clientes, cada comercio es el Responsable del Tratamiento y FLIPCAT actúa como Encargado, siguiendo sus instrucciones, conforme a los Términos y Condiciones de la Plataforma. Los mensajes viajan por la infraestructura de WhatsApp y Meta, que los tratan según sus propias condiciones y políticas, disponibles en https://www.whatsapp.com/legal/. FLIPCAT también puede apoyarse en proveedores de alojamiento en la nube y de automatización, sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad, según la sección 14 de esta Política.

18.4 Consentimiento de los consumidores

Cada comercio debe obtener el consentimiento de sus clientes antes de escribirles por iniciativa propia por WhatsApp, y debe respetar la decisión de un cliente que pida no recibir más mensajes. Un consumidor puede dejar de recibir mensajes en cualquier momento de tres formas: respondiendo que no desea recibir más mensajes, bloqueando el número del comercio en WhatsApp o escribiendo a [email protected].

18.5 Conservación y desconexión

FLIPCAT conserva las conversaciones mientras la conexión de WhatsApp del comercio esté activa. El comercio puede desconectar su cuenta en cualquier momento, escribiendo a [email protected] o retirando el acceso de FLIPCAT en la configuración de su portafolio comercial en Meta. Al desconectarla, FLIPCAT deja de acceder a la cuenta, revoca el token de acceso y elimina las conversaciones y los datos de los consumidores asociados dentro de los 30 días siguientes, salvo los que deba conservar por obligación legal.

18.6 Eliminación de datos

Las instrucciones para solicitar la eliminación de tus datos están en flipcat.io/eliminacion-de-datos.

19. clats by flipcat

clats by flipcat, disponible en clats.flipcat.io, es el servicio de FLIPCAT para que los comercios atiendan a sus clientes por WhatsApp a través de la API oficial de WhatsApp Business (Cloud API) de Meta. Ofrece una bandeja de conversaciones compartida por varios asesores, respuestas rápidas, plantillas de mensajes aprobadas por Meta y notificaciones en el navegador o en el teléfono. El comercio conecta su propia cuenta de WhatsApp Business como se describe en la sección 18, y lo dispuesto en esa sección también aplica a clats en lo que no se regule aquí.

19.1 Datos que tratamos en clats

De las conversaciones:

El número de teléfono y el nombre de perfil de WhatsApp de cada persona que conversa con el comercio.
El contenido de los mensajes enviados y recibidos.
El estado de cada mensaje (enviado, entregado, leído o fallido) y su fecha y hora.
Los archivos adjuntos, como imágenes, audios, videos, documentos y ubicaciones.

De los asesores del comercio:

Su usuario, su nombre y su rol dentro de clats.
El registro de su actividad: inicios de sesión, conversaciones asignadas o atendidas, mensajes enviados y cambios hechos en clats.
Los identificadores de su navegador o de su teléfono que se necesitan para enviarle las notificaciones.

19.2 Para qué usamos estos datos

FLIPCAT trata estos datos por cuenta del comercio, que es el Responsable del Tratamiento, y únicamente para prestar el servicio de clats: enviar y recibir los mensajes del comercio, mostrarle sus conversaciones a sus asesores, avisarles de los mensajes nuevos, mantener la seguridad del servicio y cumplir obligaciones legales. FLIPCAT actúa como Encargado, sigue las instrucciones del comercio y no usa estos datos para fines propios: no los vende, no los usa para publicidad, no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial y no comparte las conversaciones de un comercio con otros comercios.

19.3 Encargados adicionales

Para prestar clats, FLIPCAT se apoya en los siguientes terceros, que tratan los datos solo en la medida necesaria para su parte del servicio:

Meta Platforms, Inc., a través de la API oficial de WhatsApp Business (Cloud API), por cuya infraestructura viajan los mensajes y que los trata según sus propias condiciones y políticas, disponibles en https://www.whatsapp.com/legal/.
Los servicios de notificaciones push de Apple (Apple Push Notification service) y de Google (Firebase Cloud Messaging), que entregan los avisos al navegador o al teléfono de los asesores.
El proveedor de alojamiento en la nube en el que funcionan las bases de datos y los servidores de FLIPCAT.

Estos terceros pueden tratar los datos fuera de Colombia. FLIPCAT exige que lo hagan con obligaciones de confidencialidad y seguridad, según la sección 14 de esta Política.

19.4 Consentimiento de los consumidores

Cada comercio debe tener el consentimiento de sus clientes antes de escribirles primero por WhatsApp y respetar la decisión de quien pida no recibir más mensajes, como se indica en la sección 18.4. El comercio también debe tener la autorización de sus asesores para el tratamiento de sus datos en clats.

19.5 Conservación y eliminación

Los datos de clats se conservan y se eliminan como se describe en las secciones 18.5 y 18.6: FLIPCAT los conserva mientras la conexión de WhatsApp del comercio esté activa y, al desconectarla, elimina las conversaciones, los datos de los consumidores y los de los asesores dentro de los 30 días siguientes, salvo los que deba conservar por obligación legal. Las solicitudes se hacen a [email protected], y las instrucciones están en flipcat.io/eliminacion-de-datos.

Aviso de privacidad de TELEPHANT S.A.S

Con el objeto de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, le informamos que TELEPHANT S.A.S denominada de aquí en adelante en el presente documento como FLIPCAT, sociedad comercial legalmente constituida, con domicilio en MEDELLÍN, ANTIOQUIA, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, ha desarrollado su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en la que se plasman las políticas empresariales de acuerdo con las cuales se realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad del tratamiento, sus derechos como titular, así como los mecanismos previstos en la ley para el ejercicio de tales derechos. Esta política será puesta a su disposición en el sitio web de la empresa en el link: flipcat.io/privacidad o a petición por escrito dirigida FLIPCAT al correo electrónico que se informan en el presente documento.

Asimismo, FLIPCAT informa que Usted como titular de los datos personales le asiste el derecho a contar con la privacidad de los mismos, por lo que de la misma manera se le informa que los datos personales recolectados se encuentran almacenados mediante medios tecnológicos seguros y confiables, que velan por prevenir y evitar la fuga involuntaria de información, y a los que se les realizarán los siguientes tratamientos: (i) Recolectar, almacenar y verificar datos personales (nombre, identificación, teléfono, correo electrónico, dirección de contacto); (ii) Usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario; (iii) transferir a terceros los datos personales para efectos de mercadeo, así como transmitir los datos a terceros y contratistas para la adecuada prestación del servicio; (iv) efectuar verificación de los datos para garantizar su idoneidad y/o efectuar cobros, y compartir/consultar información con centrales de riesgos en caso de ser necesario; (v) suprimir la información en caso de que ya no sea necesaria.

FLIPCAT usará dicha información con la siguiente finalidad: (i) Para su almacenamiento en bases de datos de FLIPCAT; (ii) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; (iii) para procurar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo con FLIPCAT; (iv) Para procurar la protección y ejercicio de sus derechos así como los de FLIPCAT y/o sus contratistas en la medida que sea posible de acuerdo con el tratamiento realizado por FLIPCAT; (v) para cumplir a cabalidad con los servicios contratados; (vi) para adelantar actividades necesarias para gestionar las consultas y reclamos presentadas y direccionarlas al área responsable; (vii) para enviar información de ofertas comerciales de servicios de FLIPCAT, así como para desarrollar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación, comercialización, y/o demás propósitos comerciales de servicio que se presten o que se pudieran llegar a prestar u ofrecer, siempre y cuando no contravengan la legislación en Colombia; (viii) para el fortalecimiento de las relaciones comerciales mediante el envío de información relevante, toma de pedidos, atención a peticiones, quejas y reclamos, así como para realizar evaluaciones de calidad; (ix) para verificar saldos, proceder a facturar y cobrar servicios contratados; (x) para la verificación del cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales; (xi) para mejorar y promocionar el servicio prestado por FLIPCAT; (xii) para la atención de requerimientos judiciales o administrativos, y para el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; (xiii) para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el servicio ofrecido a través de FLIPCAT; (xiv) para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xv) para enviar información sobre nuevos productos o servicios, noticias y demás información que FLIPCAT estime conveniente. FLIPCAT velará porque las políticas de los terceros tengan estándares similares a los de su Política de Tratamiento de Datos, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos.

En relación con datos sensibles, FLIPCAT únicamente recolectará este tipo de datos previa autorización, cuando dicha autorización sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación contractual entre Usted y los terceros en donde sean comprados y ofrecidos los productos y/o servicios requeridos, siempre y cuando la ley permita acceder a información sensible de éste. Usted reconoce y acepta que sus datos personales podrán ser puestos a disposición del personal encargado de labor correspondiente, dentro de la compañía, sin excluirse la posibilidad de ser transferidos a encargados, consultores, asesores, personas y oficinas externas según sea necesario para cumplir con las finalidades citadas.

En cualquier momento, Usted podrá ejercer los derechos que le otorga la ley, entre los cuales se encuentra: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la legislación vigente; (iii) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; (iv) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; (v) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012; y, (vi) acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento.

Asimismo, Usted podrá acceder o consultar las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos a través de comunicación dirigida a FLIPCAT, ubicada en la dirección: Calle 9 #43B - 183 Medellin, Antioquia ; o a través de solicitud enviada al correo electrónico: [email protected]